ЭТрН в 2026 году: инструкция для клиентов и водителей

С 1 сентября 2026 года коммерческие автоперевозки в России оформляются электронной транспортной накладной — ЭТрН. Ниже — практическое руководство от логистов SR Forwarding: что такое ЭТрН, кто и чем её подписывает, что подготовить грузоотправителю и грузополучателю, как водителю работать с накладной с телефона и как избежать типичных ошибок.

Что такое ЭТрН и кто обязан её оформлять

Электронная транспортная накладная — это та же транспортная накладная, что раньше оформлялась на бумаге, но в виде электронного документа. Она создаётся и подписывается в системе оператора электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), а сведения о ней передаются в государственную систему ГИС ЭПД. Оттуда данные доступны контролирующим органам — поэтому водителю при проверке достаточно показать QR-код с телефона.

Обязанность оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года установлена Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ, изменившим Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон №259-ФЗ). Она касается всех участников коммерческой перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.

Бумажная накладная сохраняется только в отдельных случаях, перечисленных в приказе Минтранса России от 01.06.2026 №262 (с изменениями, внесёнными приказом от 02.09.2026 №391). Кроме того, ЭТрН не нужна, если договора перевозки нет вовсе — например, компания везёт свой груз своим транспортом между собственными складами или покупатель забирает товар сам.

Титулы ЭТрН: кто и когда подписывает

ЭТрН состоит из частей — титулов. Каждый участник заполняет и подписывает свой. Четыре титула обязательны, остальные (например, для переадресовки или изменения условий) используются по необходимости.

После подписания второго титула накладная регистрируется в ГИС ЭПД и получает идентификатор, а у водителя в приложении появляется QR-код — с ним можно выезжать.

Электронные подписи и доверенности

• УКЭП (квалифицированная подпись) — основная подпись организации: руководителя или сотрудника с доверенностью. Ею, как правило, подписывают титулы грузоотправитель и грузополучатель.
• МЧД (машиночитаемая доверенность) — электронная доверенность, которая подтверждает, что сотрудник (кладовщик, логист, водитель) вправе подписывать документы от имени компании.
• Подпись водителя. Водитель-ИП может подписывать своей квалифицированной подписью. Наёмный водитель чаще подписывает простой или неквалифицированной подписью в мобильном приложении (например, через «Госключ») при наличии МЧД от перевозчика, либо подтверждает действие в приложении, а подпись ставит уполномоченный сотрудник перевозчика.

ЭТрН для клиентов: грузоотправителей и грузополучателей

Что подготовить до первой перевозки

1. Выберите оператора ИС ЭПД. Это сервис, в котором вы будете создавать и подписывать накладные: СБИС (Saby), Контур, Такском, 1С-ЭПД и другие аккредитованные операторы. Работать можно с контрагентами у любого оператора — между ними настраивается роуминг.
2. Получите подписи. УКЭП для руководителя и тех, кто будет подписывать титулы: логистов, кладовщиков, начальника склада.
3. Оформите МЧД на сотрудников, которые подписывают накладные от имени компании.
4. Настройте справочники и роуминг. Внесите адреса складов, типовые грузы, контрагентов. Проверьте, что обмен с операторами ваших перевозчиков и покупателей работает.
5. Договоритесь с перевозчиком или экспедитором. Уточните, кто создаёт накладную, кто подписывает титул 1 и как быстро перевозчик подписывает титул 2 на погрузке. Эти договорённости лучше закрепить в договоре.
6. Обучите склад. Кладовщики на погрузке и приёмке должны знать, где подписывать титулы и как отмечать расхождения.

Как проходит отгрузка (грузоотправитель)

1. Создайте ЭТрН или получите черновик от экспедитора и проверьте данные: груз, вес, количество мест, адреса, машина, водитель.
2. Подпишите титул 1 до погрузки.
3. После погрузки водитель подписывает титул 2 в приложении. Проверьте, что статус накладной изменился, — только после этого машину можно отпускать.

Как проходит приёмка (грузополучатель)

1. Сверьте груз с данными в накладной.
2. Если есть недостача, повреждения или пересорт — укажите это в титуле 3. Замечания в электронной накладной имеют ту же силу, что и отметки на бумаге.
3. Подпишите титул 3. Водитель подписывает титул 4 — перевозка завершена.

Что это даёт бизнесу

• документы не теряются и приходят сразу, без курьеров и почты;
• проще подтверждать расходы на доставку перед налоговой;
• видно, на каком этапе находится каждая перевозка;
• крупные сети и склады охотнее работают с поставщиками, у которых отлажен ЭДО.

ЭТрН для водителей и перевозчиков

Что нужно водителю

• Смартфон с интернетом и установленным приложением оператора, с которым работает перевозчик. Если перевозчик работает в СБИС, это приложение Saby Courier.
• Подпись. Водитель-ИП — своя квалифицированная подпись или подпись через «Госключ». Наёмный водитель — подпись в приложении и машиночитаемая доверенность от работодателя.
• Доступ к накладным. Диспетчер перевозчика добавляет водителя в систему и назначает на рейс — после этого накладная появится в приложении.

Порядок действий в рейсе

1. Перед погрузкой. Откройте приложение и убедитесь, что накладная по рейсу пришла и грузоотправитель подписал титул 1.
2. На погрузке. Проверьте груз: количество мест, упаковку, пломбы. Если есть замечания — укажите их. Подпишите титул 2.
3. Перед выездом. Убедитесь, что в приложении появился QR-код накладной. Без него лучше не выезжать.
4. В пути. При проверке покажите инспектору QR-код — распечатка не нужна, данные он получит из ГИС ЭПД.
5. На выгрузке. Дождитесь, пока грузополучатель подпишет титул 3, и подпишите титул 4. Рейс закрыт.

Если что-то пошло не так

• Нет интернета. Некоторые приложения, в том числе Saby Courier, позволяют подписать документ без связи — данные отправятся, когда связь появится. Заранее уточните у диспетчера, как это настроено у вас.
• Накладная не пришла или в ней ошибка. Не подписывайте документ с неверными данными о грузе, машине или водителе — сразу свяжитесь с диспетчером или экспедитором, чтобы накладную исправили.
• Грузоотправитель не подключён к ЭТрН. Сообщите диспетчеру до погрузки. Перевозка без оформленной накладной — риск штрафа (для водителя — предупреждение или 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ) и отказа в приёмке груза.
• Груз повреждён или не совпадает с документом. Зафиксируйте это при подписании титула, сделайте фото и сообщите диспетчеру.

Что нужно транспортной компании

1. Подключиться к оператору ИС ЭПД и настроить роуминг с операторами заказчиков.
2. Получить УКЭП для руководителя и диспетчеров, оформить МЧД для водителей.
3. Внести в систему автомобили и водителей.
4. Проверить регистрацию в реестрах на платформе ГосЛог (для экспедиторов — уже обязательна, для перевозчиков на машинах более 3,5 т — с 1 марта 2027 года).
5. Провести для водителей короткое обучение на тестовой накладной до первого реального рейса.

Перевозчики, которые уже освоили ЭТрН, получают преимущество: многие грузоотправители теперь выбирают партнёров именно по этому критерию. Если вы перевозчик и хотите получать заказы от SR Forwarding — свяжитесь с нами.

Типичные ошибки

• Путать ЭТрН с УПД: УПД подтверждает продажу товара, ЭТрН — перевозку. Нужны оба документа.
• Не проверить заранее, подключены ли контрагенты, и узнать об этом на погрузке.
• Не настроить роуминг между операторами — накладная просто не доходит до второй стороны.
• Отправить машину до подписания титула 2 — у водителя не будет QR-кода.
• Не оформить МЧД для водителей и кладовщиков — подпись окажется недействительной.
• Смешивать бумажные и электронные документы в одной перевозке.
• Пропустить обучение: большинство сбоев — из-за того, что сотрудник впервые видит приложение на погрузке.

Как с этим помогает SR Forwarding

Мы работаем с ЭТрН через СБИС и организуем грузоперевозки по России — догрузом, малотоннажным и крупнотоннажным транспортом — с полным сопровождением электронных документов:

• готовим ЭТрН по вашим перевозкам и следим за подписанием всех титулов;
• подбираем перевозчиков, которые умеют работать с электронными накладными;
• помогаем водителям разобраться с приложением и подписью;
• подсказываем клиентам, что нужно настроить для работы с ЭТрН, и проводим первые перевозки вместе.

Вопросы и ответы

Материал подготовлен по состоянию на сентябрь 2026 года и носит справочный характер. Правила применения электронных перевозочных документов уточняются Минтрансом — перед изменением процессов сверяйтесь с актуальными нормативными актами.